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La serie è formata da 941 registri, e copre un arco cronologico piuttosto ampio, documentando la gestione economica del comune fra la seconda metà del Trecento e la fine del Settecento.
L'amministrazione economico finanziaria del comune di Gandino è definita in modo analitico dallo statuto del 1445 con norme che subirono nel corso del tempo alcune modifiche testimoniate dai registri delle deliberazioni consigliari.
Le prime 133 unità della serie si riferiscono ad un periodo precedente l'edizione statutaria di metà Quattrocento. Per cercare di definire le caratteristiche della gestione economica del comune di Gandino per quel periodo è necessario, quindi, fare diretto ed unico riferimento alla documentazione contabile.
I registri trecenteschi, quando lo sono, appaiono intitolati secondo una terminologia che verrà seguita anche in seguito: liber talliae, liber caneparii (o canepariorum, registro delle uscite), liber extractorum (registro delle entrate), liber fodrum (o fodri, registro contenente le indicazioni per le entrate frutto delle operazioni di estimazione), liber usufructus, a testimonianza di una uniformità di gestione e di tenuta contabile che probabilmente passò senza troppe modifiche attraverso i complessi passaggi istituzionali del primo Quattrocento.
Le prime testimonianze contabili complesse vedono le finanze del comune gestite da un canevaro affiancato (e controllato?) da consoli, in genere in numero di tre; le registrazioni appaiono compilate da uno o due notai del comune. Fin dal 1360 (2), inoltre, appare l'intervento di verifica dei sindicatores incaricati di verificare l'operato del massaro a fine gestione (3). Siamo, quindi, in presenza di momenti strategici per la vita comunale, momenti sottoposti ad una gestione puntuale e a controlli severi.
I registri della fine del Trecento appaiono coprire in genere un arco cronologico semestrale (dal primo di gennaio a S. Pietro e dal primo luglio a S. Silvestro). Vedono la registrazione di entrate e uscite a volte all'interno del medesimo registro (4) o in registri separati (5) secondo voci che permettono di rendersi conto delle necessità e delle possibilità della macchina comunale (6).
La serie diventa omogenea e senza significative lacune a partire dagli anni del dieci del Quattrocento. Da quel momento i registri "tipici", vale a dire quelli delle entrate (extractorum), delle uscite (canepariorum) e del fodro sono affiancati da altri meno frequentemente riscontrabili sia per la natura stessa del pezzo (7) sia per probabili dispersioni.
Un pezzo del 1425 (8) contiene un interessante elenco di libri contabili comunali annualmente compilati: ficti veterii, ficti novelli, extractorum, fodrum magnum, fodrum parvum, sallis, decima, usufructus, condempnacionum, receptum et dispendium, caniparum. Come si può notare, l'archivio ha mantenuto con continuità solo una parte di tali registri.
A partire dalla metà del Quattrocento, si afferma la tendenza a raccogliere, cucendoli, i registri contabili relativi ad un semestre di gestione. Abbiamo la formazione del cosiddetto liber medii anni, vera e propria unità di confezione formata da singoli registri (trattati in fase di inventariazione come sottounità) che, probabilmente per ragioni di conservazione, venivano cuciti alla fine del periodo in questione per essere in primo luogo sottoposti al vaglio dei sindicatores e quindi tenuti in archivio (9).
La figura del canevaro, al quale era demandata la gestione delle finanze comunali, è presente nei registri, in genere nella titolazione originale, almeno sino alla fine degli anni trenta del Quattrocento. Da quel momento (10) i consoli, più che affiancare un canevaro sembrano di fatto sostituirlo, con uno dei due che sempre più frequentemente assume la qualifica di console e canevaro (o console e massaro). a differenziarsi dal collega. Lo statuto del 1445, come abbiamo accennato, descrive con precisione le competenze nella gestione economico finanziaria del comune, attribuendone la responsabilità al massaro o canevaro. Questi veniva eletto annualmente dal consiglio di credenza a partire dal mese di gennaio e il suo compito principale era la riscossione dei crediti del comune. Doveva riporre il denaro e il registro nel quale annotare la propria gestione in una cassa chiusa con tre differenti serrature le cui chiavi, oltre a quella in mano sua, erano affidate ad uno dei consoli e ad uno dei credendari. Assistito dai consoli si occupava degli incanti pubblici, sia in Gandino sia in altre località del territorio comunale.
L'usanza di raccogliere semestralmente i registri contabili resiste sino agli anni trenta del Cinquecento. Dalla metà del secolo i registri contabili sembrano mutare: oltre a registri particolari (11) appaiono sempre più frequentemente registri titolati contraforto che contengono la sintesi delle entrate e uscite del comune e che coprono un arco cronologico piuttosto ampio (12).
A partire dalla fine del Seicento, inoltre, riappare la figura del massaro, la cui carica sembra essere data all'incanto per periodi piuttosto lunghi (13).
La serie si presenta come punto terminale e nodale di un complesso flusso documentario e va confrontata con altre serie dell'archivio. Ad esempio, importanti sono i nessi fra i registri contabili e le serie che riguardano i beni di proprietà comunale la cui gestione ha riscontro nei registri di contabilità, quindi, le serie relative a mulini e folli (1.14), a boschi e pascoli (1.16) e a beni comunali in genere (1.17). Oltre ai beni di proprietà comunale, importanti sono i confronti con quanto conservato nelle serie relative alla fiscalità, in particolare le serie "daziarie" (1.21, 1.22 e 1.23).
Altri spunti, infine, possono essere ritrovati nella fondamentale serie delle deliberazioni dei consigli (1.4) mentre utili riscontri possono essere effettuati con quanto stabilito negli statuti superstiti (1.3).