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La serie si compone di ventidue registri e di un fascicolo, che raccolgono, per mano del notaio cancelliere, le deliberazioni e i provvedimenti adottati dagli organi preposti al governo della comunità.
Estremamente vasto il periodo coperto (1384-1800); sono riscontrabili tuttavia vuoti per alcune annate che, oltre a rendere incompleta la serie, non consentono in alcuni casi di cogliere pienamente tutte le fasi dell'avvicendamento storico-politico del comune.
Gli organismi principali su cui poggiava l'organizzazione amministrativa del comune erano il consiglio generale e il consiglio di credenza, detto poi consiglio speciale.
Il primo, composto da tutti i capi famiglia aventi più di venticinque anni, si riuniva prevalentemente tra la fine e l'inizio di ogni anno nella chiesa parrocchiale dei SS. Maria e Giacomo o in quella di S. Defendente, ed era presieduto dal podestà o da un consigliere suo delegato, nominato per l'occasione luogotenente. Dalla tribuna o arengo ogni argomento all'ordine del giorno era illustrato da un consigliere.
Il consiglio generale era preposto alle elezioni dei sacrestani, dei curati, del "pubblico preconitore" (banditore), del medico dei 4 sindaci(1) e del consiglio speciale; inoltre gli competeva la nomina dei "vicini" e la ratifica delle deliberazioni approvate dal consiglio speciale quando l'importo delle spese superava le 50 lire imperiali. Nel 1756 (2), la "Terminazione Donà", modifica la struttura di tale consiglio, fissandone la composizione ad ottanta consiglieri, estratti a sorte ogni anno il giorno di S. Tommaso (29 dicembre); di essi quaranta erano scelti tra i maggiori estimati (con reddito superiore a lire 25 annue) e i rimanenti quaranta tra i secondi estimati.
Il consiglio di credenza o consiglio speciale (così chiamato a partire dai primi anni del 1600) era formato da 24 persone (tranne per gli anni 1608-1609 il cui numero fu aumentato a trenta)(3) scelte annualmente nell'ambito del consiglio generale il giorno di S. Giovanni Evangelista (27 dicembre) attraverso votazione. Nel 1566 per delibera del consiglio generale la costituzione del consiglio speciale venne modificata(4): annualmente furono riconfermati per estrazione sei consiglieri dell'anno precedente, e ciascuno di essi doveva poi eleggere tre consiglieri per l'anno successivo; in questo modo la composizione del consiglio rimaneva immutata nel numero ma garantiva una certa continuità di intenti amministrativi. Nel 1757, a seguito della terminazione Donà, fu stabilito che sedici dei ventiquattro credendari dovevano appartenere al maggior estimo, superiore a 15 lire di rendita catastale; la "Terminazione Savorgnan" del 1795 concesse, infine, la facoltà di eleggere i ventiquattro credendari anche al di fuori dell'ambito del consiglio generale, a condizione però che non si nominassero più di tre persone aventi lo stesso cognome(5).
Il primo giorno dell'anno il consiglio speciale si riuniva per rinnovare gli uffici "ordinari" della comunità (4 ragionati (6), 4 presidenti delle chiese, 3 deputati alla caneva del comune, 4 estimatori danni dati, presidenti e ragionati della Misericordia, 3 deputati al fiume Serio e strade, 2 deputati alle possessioni, 2 deputati al territorio, 2 deputati alle ragioni del mercato, 1 massarolo, 4 "sepultori", 1 campanaro, 3 custodi alle porte, 2 ufficiali o servitori di comune, 4 "campari di campagna", 2 canevari di comune, un cancelliere della comunità, un cancelliere della Misericordia e notaio alla Banca Civile, un cancelliere di Chiesa)(7), e per estrarre a sorte 2 credendari che a rotazione ogni mese tenessero la carica di consoli con mansioni di vigilanza nelle quotidiane attività del comune e di revisione settimanale del "calmedrio" sul pane; col tempo l'incarico consolare venne modificato nella durata e nel servizio: i consoli eletti annualmente in numero di quattro formavano con il podestà e due sindaci il consiglio di bina, inizialmente organo esecutivo del consiglio generale, ma che assunse sempre maggiore autorità fino a diventare unico organo amministrativo del comune.
La storia di Romano fu prevalentemente scandita e regolata dalle decisioni prese in seno al consiglio speciale il quale, pur dipendendo direttamente dal consiglio generale, in alcuni momenti si mosse con eccessiva autonomia, entrando così in contrasto con quest'ultimo.
Emerge, infatti, nella documentazione riferibile agli anni 1611 - 1613(8), una netta contrapposizione di esercizio tra i due organi amministrativi che segnò una fase di instabilità governativa sfociata poi nella revoca al mandato dell'allora consiglio speciale e con la nomina temporanea di un collegio straordinario di venti consiglieri. Nel 1614 il consiglio generale pose poi fine a questa parentesi fissando con una delibera i precisi ambiti d'azione del consiglio speciale: "... il consiglio generale dia autorità al consiglio speciale di prendere tutte quelle deliberazioni per il buon governo della terra, fuorchè di prender parti di crear vicini, di vender, allienar, disponer, o donar per più di cento lire di beni della comunità ..."(9).
Queste forti tensioni a livello amministrativo si ripercossero così anche nella conduzione e nell'esercizio degli uffici pubblici del comune: dagli stessi registri Provvisioni, sia attraverso le informazioni riportate, sia dalla tenuta redazionale, si può comprendere lo stato di precaria organizzazione che segnò la gestione anche della cancelleria del comune in quegli anni.
La serie provvisioni ebbe origine sotto il governo visconteo e di tale periodo conserva, oltre alle deliberazioni dell'arengo, la registrazione della corrispondenza inviata dalle varie autorità alle rappresentanze del comune(10).
I registri riportano, in ogni seduta consiliare, dopo la formula iniziale contenente la data e il luogo di riunione, l'elenco dei consiglieri o credendari, le proposte ("propositio") messe alla discussione e approvazione, la consultazione ("consultatio") dei consiglieri che esprimono il loro parere, le votazioni e le provvisioni prese; è da notare che la "consultatio" scompare intorno alla fine del sec. XV(11).
Nel complesso i registri non presentano annotazioni estranee, fatta eccezione per alcuni elenchi di masserizie destinate al castellano di nuova nomina, che compaiono registrati, sino al trecento, probabilmente a testimonianza di una prassi consolidata nella comunità(12).