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I ruoli matricolari vengono compilati, in seguito alla pubblicazione della lista definitiva di leva, distintamente per la I, II e III categoria con le generalità e i dati relativi all'arruolamento. In base poi alle notizie ricevute dai Corpi e Distretti militari viene effettuata la successiva compilazione delle eventuali variazioni, congedi, chiamate alle armi, trasferimenti. L'art. 21 del regolamento comunale e provinciale del 1865 prescriveva la conservazione dei "ruoli dei comunisti tenuti alle prestazioni militari" e delle carte relative alla "leva militare di ciascun anno". In specifico le disposizioni dettate dal regolamento emanato con R.D. 30 dicembre 1877, n. 4252 per l'applicazione della legge sul reclutamento di cui al testo unico 26 luglio 1876, n. 3260, imponeva la formazione presso tutti i comuni di due particolari tipi di registri: le liste di leva ed i ruoli matricolari. Questo regolamento e le norme emanate successivamente a disciplinare la materia del reclutamento (testo unico di cui al R.D. 17 agosto 1882, n. 956, il R.D. 6 agosto 1888, n. 5655 e il testo unico di cui al R.D. 5 agosto 1927, n. 1437), stabiliscono, con leggere variazioni fra di loro, l'obbligo per i sindaci di compilare annualmente, servendosi dei dati contenuti negli atti di stato civile, nel registro della popolazione ed altrove, elenchi provvisori di tutti i giovani che avessero compiuto l'età prescritta per la chiamata alle armi. Compito sempre dei sindaci è di curare obbligatoriamente l'aggiornamento dei ruoli matricolari di tutti i cittadini vincolati al servizio militare. I ruoli, che devono riportare l'iter militare di ciascun cittadino, devono essere compilati in volumi distinti per le diverse categorie di servizio, dopo ogni operazione di leva, basandosi per l'impostazione sui dati delle liste e , per l'aggiornamento successivo, sulle notizie inviate ai comuni - per la trasmissione agli interessati - da parte dei Distretti e dei Corpi militari.