Storia archivistica
La sottoserie è costituita da 122 unità e interessa in modo quasi uniforme tutto il sec. XIX e parte del sec. XX (fino all'anno 1923).
Le unità erano già così costituite all'origine e si è provveduto soltanto al riordino e ad una nuova fascicolazione per singola annata.
Si tratta della sottoserie con il maggior grado di completezza dell'archivio e con i rimanenti atti della serie "Contabilità" offre un importante strumento per un esame della gestione finanziaria del santuario della Madonna di Tirano.
Per i primi decenni del sec. XIX la documentazione è costituita essenzialmente da rendiconti delle entrate e delle spese; a volte sono uniti solo i mandati di pagamento e gli ordini di incasso. In seguito invece i bilanci presentano una struttura più uniforme ed omogenea. Ad un documento riepilogativo globale, con indicazione delle attività e delle passività relative ad ogni singolo esercizio e delle relative entrate e spese, sono in genere uniti diversi allegati, sotto forma di prospetti. Tra questi vanno ricordati gli allegati di suddivisione delle rendite secondo la diversa natura (affitti di beni immobili, rendite di capitali, offerte ect.), di riparto delle spese per tipologia (spese per inservienti, per oneri di culto, per prestazioni effettuate), delle restanze (residui) attive e passive e per giri di capitali.
Uniti ai documenti contabili principali sono presenti i fascicoli contenenti le pezze giustificative sia delle entrate che delle spese ed i relativi ordini di pagamento e di incasso. A volte inoltre il consuntivo è comprensivo anche del bilancio preventivo.
Sono poi presenti gli atti relativi alla trasmissione dei conti consuntivi, per l'approvazione, alle autorità competenti.
A tal proposito è bene ricordare che fin verso la metà del sec. XIX l'approvazione dei consuntivi avveniva da parte della regia delegazione provinciale; in seguito da parte della prefettura di Sondrio. Verso gli anni '70 del secolo la situazione appare alquanto confusa poichè il comune di Tirano rivendicò a sè il diritto di approvazione e di revisione dei bilanci consuntivi del santuario. Fra la documentazione è presente infatti un fascicolo comprensivo di alcuni atti in merito a una vertenza sull'argomento, sorta tra il comune di Tirano e la prefettura di Sondrio; a seguito di un ricorso presentato dal comune al re Vittorio Emanuele II, la prefettura, in data 1875 luglio 5, riconobbe al comune il diritto di pieno controllo sull'amministrazione finanziaria del santuario.
Dopo tale data pertanto i bilanci consuntivi vengono approvati dal comune di Tirano.