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Il comune di Romano, già dalla fine del '400, risultava essere molto attento alla conservazione e al riordino delle scritture che costituivano d'archivio.
Ci sono pervenuti, infatti, diversi inventari che ci permettono, fra l'altro, di ricostruire le serie d'archivio, il modo in cui venivano originariamente chiamate, di scoprire quali si sono conservate, di fare il raffronto tra l'attuale consistenza e quella originaria.
Due degli inventari sono riportati nel registro di lettere relativo agli anni 1421 - 1532(1). Era consuetudine, infatti, usare i registri per annotarvi anche atti di genere diverso da quello per il quale erano stati originariamente destinati: questo fenomeno è più facilmente riscontrabile nella parte più antica dell'archivio.
Il primo di questi inventari, ad opera dei consoli Giovanni Matteo de Vicentia e Savoldo de Biagis, risulta compilato nel gennaio 1495 dal notaio Bono de Beneduxis. Esso è diviso in due parti: nella prima vengono elencati i documenti definiti "importanti" che comprendono i privilegi e i libri delle provvisioni; nella seconda vengono invece elencati i documenti "meno importanti": libri delle ragioni, delle spese straordinarie ecc.
Il secondo inventario, a cura del console Francesco, figlio di Prandino de Capredonibus, e compilato nel 1510 da Ugolino de Guastafamiglia, ha la stessa forma redazionale del precedente. Di un altro inventario, fatto dal console Matteo de Capredonibus e scritto nel marzo 1513 dal notaio cancelliere del comune Ugolino de Guastafamiglia, abbiamo notizia da una copia incompleta in carta sciolta inserita nel registro appositamente predisposto per gli inventari dell'archivio. Questo registro, iniziato nel gennaio del 1554, e in seguito continuamente aggiornato fino al 1611 da altri notai cancellieri, contiene diversi inventari, il primo dei quali è opera dei consoli Giacomo Gatti e Tommaso de Thomasinis, redatto in base alla deliberazione del pubblico consiglio del 28 dicembre 1553, dal notaio cancelliere Marco Antonio de Capris: l'inventario contiene l'elenco di tutti i documenti presenti in archivio, rispettando la ripartizione adottata in quello del 1495 ed elenca i documenti acquisiti sia prima del 1510 sia dopo quell'anno.
Contrariamente ai precedenti, da questo inventario si rileva che i privilegi e i libri delle provvisioni erano custoditi nello "scrinio", dotato di tre serrature e collocato nella cancelleria del palazzo comunale, mentre i documenti contabili erano posti nell'armadio che si trovava nella "Camera Armamenti".
Le informazioni ricavate da questo inventario sono state particolarmente utili per il lavoro del presente riordinamento, facilitando il compito di individuazione delle serie originarie; si è inoltre potuto constatare che molte unità inventariate nel 1554 sono andate perdute; risultano inoltre disperse intere serie ("Taglie" e libri "allodiorum"), mentre di altre ci è rimasti pochi pezzi ("Caneva", "Memorie").
Attendendosi all'ordinamento configurato nel suddetto inventario, si è inoltre rispettata l'esatta sequenza storica delle serie.
Seguono poi, sullo stesso registro, gli aggiornamenti apportati dai diversi notai cancellieri negli anni seguenti: nel 1574 Arsenio de Gattis proseguì la registrazione completandola con l'inventario degli strumenti e delle carte del comune e delle scritture e ragioni pertinenti le possessioni in Covello Inferiore.
L'ultimo aggiornamento, operato da Francesco Agazzi e da Giacomo Gatti, ebbe inizio nel 1606 e terminò nel 1611(2). Sullo stesso registro sono inoltre compilati gli inventari delle carte del consorzio della Misericordia di Romano e quello dei chiericati(3).
Anch'essi furono redatti nel 1554 da Marco Antonio de Capris e in seguito aggiornati nel 1574 e nel 1587 da Arsenio de Gattis in qualità di notaio cancelliere della Misericordia e dei chiericati.
E' importante segnalare l'esistenza di un inventario redatto dopo la fine dell'Antico Regime, intorno alla metà del'800, che reca l'elenco di tutti i documenti presenti in archivio a quel momento, con un numero d'ordine per ogni unità.
Accanto al registro con l'inventario avviato nel 1554, si conservano inoltre due registri compilati tra il 1694 e il 1696, aventi la funzione di repertori d'archivio, organizzati il primo per ordine alfabetico di materia e il secondo per collocazione di documenti in 102 cassettini.
Dall'inventario del 1554 si è avuta notizia dell'originaria ubicazione della maggior parte degli atti del comune: "i più importanti" nello scrigno posto nella cancelleria (privilegi, provvisioni), "i meno importanti" nell'"armaro" (ragioni, spese, ecc.) posto nella "Camera Armamenti" dell'antico palazzo comunale.
Non si è riusciti a sapere invece n¦ dagli inventari, n¦ dagli stessi repertori dove fossero collocati i cassettini suddetti. Si può solo ipotizzare che anch'essi fossero ubicati ubicati nell'armadio in quanto contenevano tutti quegli atti che servivano all'uso quotidiano del comune: fascicoli, carte sciolte per lo più necessarie per la produzione di questi stessi documenti nelle diverse liti che il comune doveva frequentemente affrontare, con privati o con altre istituzioni(4), oppure attestazioni di proprietà con i relativi disegni. I fascicoli delle liti, oltre al numero del cassettino, riportano segnature con le lettere dell'alfabeto, che vengono anche trascritte negli elenchi dei suddetti registri.
Il compito di approntare questi due repertori venne affidato, probabilmente dal consiglio speciale, a Giacomo Gatti, al termine del suo mandato di notaio cancelliere del comune (1694)(5); ciò è facilmente verificabile grazie all'analisi della grafia di entrambi i registri e da una sottoscrizione del Gatti stesso(6).
Nel repertorio, suddiviso per materie ordinate alfabeticamente, viene specificata, all'interno di ogni argomento corrispondente, tutta la documentazione contenuta nei cassettini e il numero di richiamo ad ognuno di essi. Questo registro venne in seguito utilizzato da diversi notai cancellieri del comune anche per la trascrizione e registrazione di atti di varia natura giuridica in anni anche posteriori, e precisamente fino al 1793. Nel repertorio, inoltre vengono elencati i cassettini dal numero 1 al 102, specificandone il contenuto, ovviamente monotematico in ognuno di loro.