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La storia dell'archivio storico di Albino condivide in larga parte vicissitudini che molti archivi della Provincia di Bergamo hanno attraversato.
Come in molti casi riscontrati, anche nell'archivio del comune di Albino, non è stata conservata quasi per nulla documentazione di Antico Regime e pochissima documentazione del sec. XIX.
Non esistono strumenti che ci forniscono direttamente le notizie relative alla documentazione di Antico Regime: sì è salvato un numero davvero esiguo di unità archivistiche (1). Poco o niente si sa della documentazione riferibile al sec. XIX fatte salve le notizie che è stato possibile dedurre indirettamente dalla documentazione di quell'epoca contenuta nelle aggregazioni meno rimaneggiate alle quali intorno al 1865 è stata aggiunta documentazione del periodo Lombardo Veneto proveniente dal Commissario del Distretto VI di Alzano (nei pochissimi casi accertati è stata indicata nella descrizione la provenienza di tali carte).
In esecuzione della deliberazione 21 giugno 1939 n.1/95 approvata dalla Giunta provinciale amministrativa in seduta 13 luglio n. 12286 div. IV il Comune di Albino affida l'incarico a Camillo Giupponi di provvedere al riordino degli archivi comunali di deposito dei quattro ex comuni di Albino, Bondo Petello, Desenzano e Vall'Alta nonché all'archivio corrente per lo scarto degli atti d'archivio per i quali è consentita l'eliminazione. Con provvedimento 1 agosto 1939 n. 12286 il Prefetto affidò l'incarico di provvedere al collaudo dei lavori all'archivista di Prefettura sig. Pietro Bergamo. Nel verbale di collaudo del 10 dicembre 1939 viene preso atto alla presenza del collaudatore, dell'archivista esecutore, del segretario del comune Antonio Ferrari e dell'archivista comunale Pietro Bottagisi (che hanno seguito l'intero svolgimento delle operazioni) che la sistemazione è stata eseguita diligentemente, dato che "è facile rintracciare qualsiasi pratica sulla scorta dell'inventario generale di tutti gli atti esistenti negli archivi dei quattro ex comuni nonché dell'archivio corrente a tutto il 1938". Nel verbale viene anche sottolineata la razionalizzazione della gestione dell'archivio attraverso rubriche generali e particolari, l'applicazione efficace della classificazione d'archivio, della relazione dell'archivista incaricato, dell'elenco degli atti da sottoporre a scarto ai sensi dell'r.d.l. 2 ottobre 1911 n. 1163 modificato con r.d. 31 agosto 1933 n. 1313. In seguito, sempre nello stesso verbale, dal collaudatore si constata, che i criteri di classificazione dell'archivio corrente (anno 1939) sono differenti da quelli impostati da Giupponi e si consiglia quindi di incaricare lo stesso per la predisposizione di cartelle e fascicoli per gli anni 1939-1940 dato che l'archivista comunale non avrebbe potuto "procedere a tale lavoro con la necessaria e voluta speditezza senza ricorrere all'aiuto di personale straordinario". Giupponi nella relazione del lavoro di scarto e sistemazione dell'archivio del Comune di Albino, del 3 dicembre 1939, scrive che: "nella sistemazione degli atti d'archivio ho potuto constatare la mancanza di molti documenti; dove da indagini personali ho potuto rilevare che nel periodo annata 1922 circa è stato eliminato del materiale d'archivio senza alcun criterio di competenza e, di più senza verificare le pratiche consistenti i fascicoli e formazione di elenco delle carte eliminate come da prescrizione. Ho potuto avere conferma di quanto esposto dal messo comunale in servizio come pure da altri impiegati in servizio addetti all'ufficio comunale. Dei documenti mancanti posso descriverne alcuni: 1) atti circa la tramvia Bergamo-Albino, avendo trovato che poca corrispondenza. 2) Documenti relativi a livelli comunali. 3) Atti riferentesi alla ferrovia Valle Seriana. 4) Atti riferentesi alla sorgente Vallone, e parecchi altri" (2).
Allo scarto del 1922 con ogni probabilità dobbiamo la mancanza di documentazione di Antico Regime e in larga parte di documentazione Ottocentesca. Con deliberazione del Podestà del 15 febbraio 1940 veniva infine deliberato l'eliminazione e lo scarto della documentazione e veniva stabilito inoltre che "ottenuta superiore prescritta approvazione alla eliminazione, previo nullaosta del Sovrintendente dell'Archivio di Stato di Milano tutto il materiale venga consegnato gratuitamente alla Croce Rossa Italiana - comitato provinciale di Bergamo. Nel fascicolo non è stato rinvenuto il nullaosta ma solo il carteggio con la C.R.I. Nel fascicolo non risulta alcuna nota di consegna e/o di trasmissione dell'intervento eseguito da Giupponi alla Sovrintendenza. Si è strattato di uno scarto di oltre 20 quintali "consistente in pubblicazioni, leggi degli ex comuni aggregati, bollettini e vari stampati inservibili, carta straccia ecc." che parrebbe essere stato concluso seconde le norme vigenti e senza anomalie.
La riorganizzazione generale dell'archivio operata da Giupponi ha previsto innanzi tutto la separazione dei fondi relativi ai comuni aggregati nel 1928, Bondo Petello, Desenzano al Serio e Vall'Alta. All'interno di ogni archivio vengono istituiti (ex post) dei fascicoli permanenti per materia. "Il sistema adottato per la suddivisione delle pratiche d'archivio è che ogni fascicolo contenga una data materia (o oggetto, in termini più specifici) dal suo inizio all'anno 1938. Essendo i vari fascicoli in ordine cronologico di categoria e classe e numerati progressivamente, si possono trovare facilmente sfogliando sia gli inventari che la rubrica". Questo sistema approntato quindi a cavallo del 1940 verrà perseguito in tutte le operazioni di manutenzione successive fino alla fine degli anni Quaranta del Novecento quando il comune dietro ripetute sollecitazioni della Soprintendenza Archivistica porta a compimento (sempre con Giupponi) il riordino degli archivi del comune, dei cessati comuni (e probabilmente in un momento di poco successivo delle opere pie aggregate del comune e dei cessati comuni). La situazione dell'archivio era tutto sommato buona come riferisce Francesco Forte al Soprintendente che si trovò nella necessità di consigliare (solo) l'istituzione delle serie annuali a partire dall'anno 1950. (3)
Nel suo sopralluogo Forte verifica la consistenza dell'archivio del comune di Albino alla soglia del 1939 in 556 cartelle (o faldoni) mentre la somma della documentazione dei tre archivi comunali aggregati è di 114 faldoni (4). Tra il 1949 e il 1950 è fitto il carteggio tra la Soprintendenza che richiede la consegna degli inventari e il comune che intende prima completare le operazioni di scarto, circa 1250 chili, in cui figura anche documentazione ottocentesca (5). Il 2 gennaio del 1951 con la consegna dell'inventario del comune di Albino vengono soddisfatte le richieste della Soprintendenza per ciò che concerne la documentazione fino al 1949.
Nel 1976 viene eseguito un censimento della documentazione dell'archivio comunale da E. Acerbis che pubblica nella "Descrizione dell'archivio comunale di Albino" l'elenco dei fascicoli così come era stato possibile rilevarlo dall'inventario lasciato da Giupponi e rileva la consistenza di questa parte dell'archivio, il carteggio fino al 1949 è costituito da 355 fascicoli distribuiti in 195 faldoni o cartelle.
L'esame dello strumento di corredo originale spedito alla Soprintendenza archivistica per la Lombardia
Prima della successiva riorganizzazione dell'archivio iniziata nel 1986 e compiuta nel 1990 ad opera di F. Nicefori, l'unica azione istituzionale sull'archivio è effettuata nell'ambito del censimento sugli archivi della provincia di Bergamo (6) questa indagine tuttavia non dato risultati stabili che sono stati immediatamente smentiti dal riordino di cui sopra. Nicefori ha avuto il merito di riaccorpare pazientemente tutta la documentazione sparsa in sedi diverse (7) e senz'altro la sua azione è stata assai importante per la salvaguardia dei fondi archivistici conservati dal comune. Tuttavia per quanto attiene l'archivio fino al 1949 viene riscontrata una numerazione non coerente dei faldoni rispetto all'inventario oltre al fatto che le uniche copie di inventario rimaste descrivono l'archivio (per questa sezione) fino alla XI categoria (8). Solo l'accesso agli atti conservati presso l'Archivio della Soprintendenza Archivistica per la Lombardia ha permesso di sanare qualche dubbio: l'inventario inviato nel 1951 rappresenta le categorie dalla I alla XV categoria, ma ha una numerazione dei fascicoli e dei faldoni non continua e progressiva. Il risultato non finale è di difficile comprensione e il confronto con l'inventario posseduto dal comune fa sorgere parecchi dubbi e perplessità. Si ritiene che la condizionatura del primo intervento possa non essere stata completata così come il risultato finale dell'opera di Giupponi possa essere stato manomesso successivamente anche se la corrispondenza tra l'inventario posseduto dal comune e ciò che è stato trovato nei fascicoli tutto sommato si è rivelata coerente.
Esistono altri strumenti di corredo che in parte possono ulteriormente complicare una ricostruzione degli eventi: una copia dell'inventario anteriore alla consegna del 1951 che reca nella finca del numero di fascicolo numeri provvisori e due rubriche o repertori dei fascicoli, una per l'archivio del comune, e una per gli archivi dei cessati comuni che sono stati li strumenti di lavoro utilizzati dall'archivista dell'epoca per l'inventariazione e per governare il flusso dei fascicoli dagli uffici verso l'archivio. Nell'inventario del 1951 non ci sono descrizioni per le serie particolari della documentazione relativa alle serie particolari (protocolli, conti consuntivi ecc.).
Il carteggio successivo al 1949 è stata riordinata con l'intervento del 1991 in serie annuali: ma con tre approssimazioni che ne hanno fortemente ridotto la resa informativa entrambi riconducibili ad un approccio archivistico errato. 1) per il riordino del 1990 è stato utilizzato un titolario per la classificazione degli atti d'archivio diverso da quello utilizzato dall'ufficio per la classificazione: si è applicato in fase archivistica un titolario consigliato dalla Soprintendenza Archivistica per gli archivi in formazione mentre il comune di Albino aveva creato fascicoli sulla base del titolario diffuso dalle case editrici Apollonio ed ICA che ha un numero maggiore di voci. In particolare i titolari utilizzati hanno lo stesso numero di categorie considerate dal titolario per gli atti d'archivio (detto Astengo) della circolare del Ministero dell'Interno 1° marzo 1897, n. 17/100/2, ma un divero di versi di classi e sotto classi (vedi tabella 2).
2) le unità archivistiche, i fascicoli non sono stati correttamente riconosciuti ed identificati, sono state create delle aggregazioni artificiose (molti fascicoli a causa della contrazione del titolario si sono trovate praticamente senza classificazione o aggregato in classificazioni diverse da quelle date in origine).
3) l'ordinamento delle serie annuali è stato attuato sul primo estremo che è il contrario del principio burocratico dell'annualità stessa: i fascicoli vengono versati in archivio dopo l'esaurimento dell'affare, criterio che originariamente era stato seguito dall'ente per la creazione dei fascicoli.
Le serie particolari, che costituiscono la parte più voluminosa dell'archivio non sono mai state trattate da Giupponi come detto e sono state descritte in molti casi di volta in volta come aggiornamenti o sezioni ogni volta che la documentazione veniva versata in archivio. Intervento
L'intervento che si è concretizzato in questo inventario ha avuto queste linee guida.
La sezione fino al 1949 è stata mantenuta ed integrata con documentazione che è stata rinvenuta successivamente e con la documentazione delle categorie XI-XV che non figurava in inventario, ma che erano in parte condizionate ed etichettate. In questa sezione è stato mantenuto anche il titolario utilizzato (vedi Tabella 1).
Per tutte le unità archivistiche dell'inventario Giupponi sono state mantenute le segnature precedenti rinvenute.
Sono state apportate modificazioni nel riordino solo nei casi in cui gli estremi cronologici delle unità erano manifestamente sbagliati o la sotto fascicolazione data alle unità si è rivelata eccessiva o artificiosa (in qualche caso si è dovuto operare qualche accorpamento).
La sotto fascicolazione nei fascicoli permanenti o in fascicoli contenitori di serie di fascicoli è stata mantenuta con l'uso frequente delle sotto unità. Per la classificazione si è fatto riferimento al titolario rinvenuto in archivio e conservato nel faldone 2, unità 14.
La sezione di carteggio dal 1950 al 1970 non è stata mantenuta perché la somma delle incoerenze ravvisate di cui sopra si è scritto è stata ritenuta notevole e ha reso impossibile qualsiasi progetto di conservazione dello stato precedente. E' stato fatto un esame completo di tutte le unità archivistiche identificabili smontando tutte le aggregazioni create ed è stato ripristinato il precedente sistema di classificazione archivistico. Questa operazione ha portato alla descrizione di 3583 unità archivistiche, 2332 unità archivistiche in più rispetto all'intervento precedente (ci si riferisce solo alla sezione relativa al carteggio di questa sezione).
E' stata fatta un'integrazione con tutto il materiale collocato in archivio al di fuori delle serie annuali versato dagli uffici dopo il riordino del 1991.
Per le serie annuali è dato un riordino sul secondo estremo in obbedienza al principio che nella serie annuale vige il principio burocratico dello spostamento in avanti della pratica, attuato dall'ente in fase archivistica, ma ribaltato nel riordino precedentemente effettuato (9).
Le serie particolari sono state ricomposte in un unico apparato ancorato alle categorie del titolario con notevoli integrazioni.
La documentazione ottocentesca residua è stata lasciata nei fascicoli permanenti che sono stati creati nel primo intervento. E' stata fatta un'eccezione invece per gli atti di Antico Regime che formano una sezione a parte costituita dalle prime due unita: in entrambi casi si tratta di vertenze, la prima incentrata sui lavori di manutenzione di una ponte sul fiume Serio era stata collocata nella Categoria X sotto la voce "Ponti e passerelle" aggregata con altra documentazione con cui non è stato riscontrato alcun vincolo archivistico. La seconda unità, anche questa una lite in materia di esazione fiscale tra i comuni di Albino e Desenzano al Serio è stata invece rinvenuta nell'archivio del comune di Desenzano era stata classificata nella Categoria V.