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La formazione del complesso archivistico del comune di Gandino in Antico regime è documentata dall'unità n. 1064 "Inventario di tutti li libri, filze, instromenti carte et altro si retrova nella Comunità di Gandino fatto li 20 aprile 1711". Nell'"inventario" compilato da deputati appositamente nominati dal consiglio viene fatta una descrizione sommaria di "tutti li libri, carte, filze scritture ed altro in detto comune esistenti et quelli consegnati al signor Giovanni Antonio Patirani cancelliere di essa comunità". Si tratta della prima e più completa descrizione del'archivio del comune: l'arredo (armadi e casse) collocato nella sala del consiglio del comune è suddiviso 18 partizioni fisiche collocate in altrettante scansie (che vengono appositamente numerate). Tuttavia la descrizione non segue alcun ordine cronologico. Nel documento si descrive un grande ed articolato complesso archivistico che fino dalla seconda metà del trecento ha avuto un suo impianto ed una sua stratificazione. L'inventario fa più spesso riferimento agli elementi estrinseci dei pezzi, alle sue legature ed alle diverse tipologie, spesso indicandone semplicemente le quantità. L'elenco che si ottiene, data anche la frequente mancanza degli elementi cronologici, difficilmente può essere comparato con quanto è stato rinvenuto allo stato attuale. Secondo quanto è possibile leggere, assai consistenti sono i registri contabili (in genere) e dalla prima metà del seicento i "processi", volumi e stampati in cui venivano raccolti documenti relativi a vertenze.
Come si ricava da alcune note rinvenute in archivio (si tratta di appunti non datati, ma che dovranno essere ricondotti al fascicolo relativo all'archivio), un primo ordinamento lo ha dato Angelo Pinetti, storico del primo novecento. Il suo operato deve essersi limitato solo ad un primo riassetto della documentazione più antica e il risultato di tale lavoro è una minuta di un elenco topografico di cui non è stato rinvenuto l'originale.
Successivamente la Giunta municipale incarica del riordino il segretario comunale Bartolomeo Balestra. Il alvoro durò circa due anni e mezzo coadiuvato da Giuseppe Agogeri e successivamente anche da Giobbe Archetti (la notizia si desume dal fascicolo della categoria I, Archivio della sezione postunitaria).
Nel 1933 viene redatto un inventario (che in pratica è semplicemente un elenco di consistenza) nel quale viene dettagliatamente quantificata la documentazione del comune secondo questa scansione: "Parte antica" suddivisa in tre sezioni "Atti dall'origine a tutto il periodo della Repubblica Veneta (1797)", "Periodo napoleonico (1797-1815)", "Periodo austriaco (Lombardo-veneto 1815-1858) e "Parte moderna" costitutita da due sezioni "Atti dall'annessione al Regno d'Itali (1859) in poi" e "Archivio dell'Ex Comune di Barzizza (dall'origine alla sua soppressione 1927)".
Nel 1950 viene compilato uno strumento assai più analitico probabilmente a cura di don Sisto Luigi Pandolfi, tale lavoro si è giovato della tenuta e conservazione della documentazione operata nel ventennio antecedente da Giuseppe Agogeri, già segretario comunale nel 1935. L'attribuzione dell'inventario del 1950 a Sisto Pandolfi viene riportata successivamente nel 1987 da Antonio Previtali nell'"Inventario dell'archivio storico 1233-1797" e non risulta dal dattiloscritto originale. La presenza archivistica dell'Agogeri è invece confermata da alcune sue note ad un elenco dattiloscitto di "Vicari e Podestà e Cancellieri dal 1617 al 1787" in cui si firma "segretario comunale ordinatore dell'archivio vecchio".
Il complesso archivistico nel 1987 è oggetto dell'intervento di Antonio Previtali, ma il suo strumento di corredo pur dotato di introduzioni alle serie ha una resa informativa minore e confusa rispetto all'articolazione dell'Inventario del 1950.
Il presente intervento è stato eseguito in tre tempi: nel 2000 è stato completato l'intervento sulla documentazione di Antico Regime, nel 2007 è stata fatta una revisione complessiva dell'intervento alla luce del fatto che è stata rinvenuta nuova documentazione e ritrovati alcuni pezzi che si reputavano dispersi.
Nel 2008 sono state completate le operazioni di schedatura, riordino e inventariazione sulla sezione relativa al periodo "Lombardo-Veneto"
Con la collaborazione della Soprintendenza e del prof. Pietro Gelmi sono state apportate significative modifiche alla precedente struttura e il Fondo è stato totalmente ricondizionato.
L'archivio storico del comune di Gandino rappresenta probabilmente il più importante archivio di comunità rurale in Antico Regime della Provincia di Bergamo per la ricchezza e la completezza della documentazione conservata. Non solo la Sezione contiene serie relative all'archivio del comune, ma conserva anche documentazione riferita ad altri soggetti produttori quali la Valle Gandino, il Vicario della Valle Gandino, la locale sezione dell'archivio notarile dei comuni di Valle e di altri enti (chiese, scuole, misericordie).
La complessità dell'archivio, oltre che agli interventi di cui si è fatto cenno può essere ricondotta a diverse cause che in ordine cronologico di evento potrebbero essere state le seguenti. La prima e più evidente è la possibile confusione di archivi di diversi soggetti produttori collocati nel medesimo sito o in siti contigui. La documentazione riferita al Vicario ha sicuramente un assetto e una fisionomia definite per le caratteristiche della funzione di giusdicente da lui esercitata. La attribuzione della documentazione al comune o alla Valle in più di un caso è stata ardua soprattutto nelle serie archivistiche in cui la medesima unità archivistica poteva contenere documenti ricevuti dall'uno o dall'altro soggetto. Sicuramente alcune cause di questa "confusione" di archivi sono coeve alla stratificazione della documentazione nell'archivio: la contiguità fisica di alcuni soggetti (come sopra si è detto) e la ricezione nell'archivio di documentazione proveniente da altri enti soprattutto nel periodo tra il XVI e il XVIII secolo. E' l'arco cronologico di tempo in cui si alza il tasso di vertenzialità: si tratta di cause non solo tra singoli privati o singoli contro il comune, ma anche tra enti comunali e distrettuali. Dalla seconda metà del XVI secolo, nonostante i reiterati interventi di riordino delle amministrazioni da parte dei Capitani di Bergamo e di Sindaci Inquisitori di Terraferma, si assiste al lento disfacimento delle singole strutture amministrative che ora vivono nel contesto dello stato regionale. Tutti i comuni devono far fronte alle questioni relative alle definizioni dei carichi fiscali (all'interno del comune, all'interno del distretto e all'interno della provincia nei confronti dei corpi territoriali del Piano e della Città e ovviamente all'interno della Repubblica), alle definizioni confinarie relative per la protezione contro abusi ai danni dei patrimoni immobiliari, alle liti all'interno del comune tra i corpi degli antichi e nuovi originari. Tutte queste tensioni hanno la loro ricaduta documentale e in un luogo ad alta densità istituzionale come Gandino (in cui sono siti il Comune, il Vicario e la Valle Gandino) sicuramente hanno moltiplicato gli intrecci e le relazioni con altri enti più o meno limitrofi e con i loro rappresentanti (cancellieri, deputati difensori) che portavano documentazione per comparare casi e definire strategie processuali. La cattiva conservazione nei secoli passati ha dato l'ultima spinta verso la perdita definitiva del vincolo archivistico di questi documenti che ora ci sono giunti senza fascicolazione, sciolti e confusi. Gran parte della documentazione riferita quindi ad enti esterni a Gandino avrebbe potuto probabilmente far parte di colti di documentazione raccolta per scopi probatori in queste vertenze. In epoca successiva la concentrazione di altri archivi di Valle (Cazzano, Barzizza, Peia e Leffe) nel 1810 può avere provocato il trasferimento di documentazione di Antico Regime negli archivi del Comune e del Cancelliere.
Per le ragioni sopra accennate l'intervento è stato condotto in prima istanza riferendo correttamente ai soggetti produttori la documentazione da essi prodotta. Le serie archivistiche sono state individuate sulla base delle funzioni e delle competenze degli organi del comune. L'intervento ha quindi riorganizzato gli archivi dato che nel corso degli anni svariate manipolazioni avevano portato a smembramenti e accorpamenti della documentazione. La configurazione della nuova struttura è stata possibile solo dopo un attento spoglio di tutte le carte dell'archivio soprattutto rivolto nei limiti del possibile ad identificare unità archivistiche estraendole da colti genericamente denominati "Miscellanee" e "Corrispondenza". La resa informativa complessiva è aumentata non solo per la diversa e più analitica strutturazione data all'archivio ma anche per la quantità di unità archivistiche identificate e descritte: 2423 (l'intervento Pandolfi-Agogeri del 1950 aveva identificato 1223 unità archivistiche, l'intervento di Previtali del 1987, 1117).
Nel 2002 sono state eseguite dalla Geda s.n.c. di Melegnano le riproduzioni digitali in formato tiff compresso di tutti i supporti pergamenacei dell'archivio. La Geda ha inoltre realizzato un CD-rom nel 1999 relativo alla riproduzione del frammento degli antichi statuti di Leffe (unità n. 1556) e delle pergamene dell'archivio
Lo stato di conservazione della documentazione è complessivamente buono. Si rinvia alle schede dei pezzi per l'indicazione di danneggiamenti particolari.